Kijk mee op de afdeling Klantcontact van Jados

Bij Jados vinden we het belangrijk dat iedereen die contact met ons opneemt, zich gehoord en geholpen voelt. Onze afdeling Klantcontact speelt hierin een cruciale rol. Zij zijn vaak het eerste aanspreekpunt voor ouders, verwijzers, wijkteams en cliënten. Daarom geven ze graag een inkijkje.

Een werkdag bij Klantcontact is nooit helemaal te voorspellen. Het is een voortdurende afwisseling van mails beantwoorden en telefoontjes aannemen. "Het liefst wisselt dat zich rustig af, maar soms loopt alles ook gewoon kriskras door elkaar," vertelt een van de collega’s.

De dag begint altijd met het doornemen van de mailbox: hoeveel berichten zijn er binnengekomen? Zijn er belangrijke mededelingen of proceswijzigingen? Daarna wordt het telefoonsysteem opgestart en begint de dynamiek van de dag. Gemiddeld verwerkt de afdeling zo’n 30 mails per dag. Dat zijn niet alleen vragen, maar ook aanmeldformulieren die via de website binnenkomen. Het aantal telefoontjes wisselt, maar wordt nauwkeurig bijgehouden via het systeem.

Eerste schakel

"We zijn vaak de eerste schakel om een aanmelding in gang te zetten en dan is het belangrijk om snel en goed samen te werken. De vragen die binnenkomen zijn heel divers, maar veel draaien om ons aanbod en hoe het werkt met het aanvragen van indicaties. Ook vragen over wachttijden of de status van een aanmelding komen regelmatig langs."

Kleine hulp, groot verschil

Wat het werk bijzonder maakt? "De gesprekken waarin je iemand echt kunt helpen, soms al met iets kleins. Bijvoorbeeld als iemand helemaal verdwaald is in de wereld van Wmo en zorgaanbieders en jij met een simpele uitleg en een linkje of telefoonnummer duidelijkheid kunt geven. Dan merk je hoeveel impact goede informatie kan hebben. We weten dat mensen vaak al een hele zoektocht achter de rug hebben voordat ze ons bellen of mailen. Daarom proberen we altijd nét dat beetje extra te doen. Bijvoorbeeld door een alternatief te noemen als wij geen passende hulp kunnen bieden. En als we zelf het antwoord niet weten? Dan zoeken we het uit met onze aanmeldfunctionarissen, in de handboeken, met collega’s. Het mooie is dat je het niet allemaal zelf hoeft te weten. Als je maar weet waar je het kunt vinden of wie je kunt vragen.”

“Neem contact op. Je hoeft het niet alleen uit te zoeken”

Samenwerken om beter te helpen

De samenwerking met collega’s van andere afdelingen is essentieel. De aanmeldfunctionarissen zijn voor Klantcontact een belangrijke bron van kennis. Die zijn regionaal gespecialiseerd en kennen de regels en mogelijkheden per gebied. "Zij helpen ons niet alleen met uitleg, maar nemen ook vragen over als dat nodig is."

Intern is er daarnaast veel afstemming met begeleiders, contractbeheer, boekhouding en de teamleiders. Soms om een dossier aan te maken, soms om een zorgtraject af te ronden of iets administratief te regelen.

Verbeteren en samen groeien

"De wereld tussen ‘ik wil hulp’ en ‘ik krijg hulp’ is in Nederland best ingewikkeld. Het geeft voldoening om daarin iets te kunnen betekenen. Team Klantcontact nog een relatief jonge afdeling binnen Jados. Dat biedt ruimte om te verbeteren, signalen op te pikken en samen te groeien.

We hebben een team met veel verschillende achtergronden: van ervaring op een woongroep tot klantcontact-expertise en ouderperspectief. We zijn vaak de voordeur van Jados. Geen specialist in álles, maar wij heten mensen welkom en helpen ze verder. Dus heb je vragen? Neem contact op. Je hoeft het niet alleen uit te zoeken."