Privacyverklaring

Privacy missie:

Cliënten en medewerkers van JADOS* kunnen erop rekenen dat hun privacy en de beveiliging van hun persoonsgegevens prioriteit hebben. Wij gaan zorgvuldig en integer om met persoonsgegevens en zijn transparant over de verwerkingen die we uitvoeren. Bij privacy-dilemma’s zoeken we de dialoog met cliënten en medewerkers.  

Bij JADOS hechten we veel waarde aan de privacy van cliënten, van betrokkenen in het netwerk van de cliënt, van medewerkers en overige relaties. De basis van ons privacybeleid is dat wij correct en transparant met persoonsgegevens omgaan en hierop aanspreekbaar zijn. We zien het als onze taak om persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen en er zorgvuldig mee om te gaan, dat is onderdeel van ons dagelijks werk. Daarnaast heeft JADOS vanuit wetgeving de verplichting te voldoen aan de privacy-eisen uit de WMO en de AVG.

Omdat wij als werkgever en zorgverlener werken met (bijzondere) persoonsgegevens geeft JADOS aan het beschermen daarvan hoge prioriteit. Dit komt tot uitdrukking in de vereisten die JADOS stelt aan zowel de eigen organisatie als aan andere partijen waarmee wordt samengewerkt. In onderstaande informatie is te lezen wat van ons verwacht mag worden, welke gegevens wij verwerken en wat rechten zijn aangaande de persoonsgegevens.

Verwerking van persoonsgegevens

JADOS verwerkt persoonsgegevens van verschillende categorieën van betrokkenen. Het gaat hierbij om medewerkers, cliënten in een wooninitiatief, cliënten die ambulant begeleid worden en cliënten die werkbegeleiding ontvangen. Tevens verwerkt JADOS gegevens van het netwerk of derden die betrokken zijn bij de cliënt en de gegevens van overige relaties van JADOS. In de bijlage die toegevoegd is aan deze verklaring staat een opsomming van de persoonsgegevens die JADOS verwerkt.

We verzamelen alleen die gegevens waarvan betrokkene op de hoogte is, die we nodig hebben om cliënten zo goed mogelijk te kunnen begeleiden, die we nodig hebben als werkgever of waartoe we wettelijk verplicht zijn. Mocht blijken dat we andere gegevens nodig hebben, dan vragen we eerst om toestemming om deze te verkrijgen en te verwerken.

Beveiliging van persoonsgegevens

JADOS draagt zorg voor passende, technische en organisatorische maatregelen om de verwerking van persoonsgegevens van cliënten en derden te beveiligen:

  • Medewerkers hebben alleen toegang tot systemen met persoonsgegevens als dit voor hun functie noodzakelijk is. Toegangsrechten zijn geregeld door een wachtwoord dat op persoonsniveau wordt afgeven aan medewerkers. In het geval van de cliëntgegevens wordt er ook gebruik gemaakt van een tweede-factor-authenticatie als extra beveiliging.
  • Systemen voor verwerkingen zijn technisch veilig en NEN 7510 gecertificeerd. De meeste van deze systemen slaan gegevens op in de EU. Daar waar dit niet het geval is werken we met partijen die volgens de Europese regels voldoende bescherming bieden (Privacy Shield).
  • Alle medewerkers van JADOS hebben bij het ondertekenen van hun arbeidsovereenkomst een geheimhoudingsverklaring ondertekend, waarmee zij verplicht zijn vertrouwelijk om te gaan met persoonsgegevens.
  • Wij verstrekken persoonsgegevens nooit zonder toestemming aan derden, tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht zijn of dit hebben afgesproken in de zorgovereenkomst of arbeidsovereenkomst.
  • Daar waar wij een derde partij inschakelen die namens ons persoonsgegevens verwerkt, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af om ervoor te zorgen dat deze partij net als wij zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens.

Bewaartermijnen van gegevens

JADOS bewaart gegevens conform de wettelijke bewaartermijnen. Dit betekent dat zorginhoudelijke gegevens tot 15 jaar na de uitstroomdatum worden bewaard. Gegevens voor de financiële administratie worden 7 jaar bewaard.

Gegevens inzien en opvragen

Binnen de termijn van wettelijke bewaarplicht is er het recht op inzage en afschrift van  persoonsgegevens. JADOS zal bepaalde delen afschermen als daar informatie in staat over iemand anders. Ook werkaantekeningen vallen buiten het inzagerecht. Tevens is het mogelijk een digitaal kopie van een dossier op te vragen. Onderaan de privacyverklaring JADOS staat hoe het verzoek tot inzage ingediend kan worden.

Gegevens corrigeren

Een verzoek indienen om feitelijke gegevens te corrigeren kan altijd. Bijvoorbeeld voor het wijzigen van persoons- en contactgegevens.

Gegevens verwijderen

Voor het gedeeltelijke of volledige verwijdering van gegevens kan een verzoek worden ingediend. Bijvoorbeeld het (gedeeltelijk) verwijderen van een cliëntdossier. JADOS bekijkt in samenspraak in welke mate aan dit verzoek voldaan kan worden.

Dataportabiliteit

Op persoonlijk verzoek van een cliënt dragen wij gegevens uit een dossier over aan derden. Bijvoorbeeld aan een aanvullende  zorgverlener.

Actueel en toegankelijk

De privacyverklaring is afgestemd op de huidige wetgeving, werkwijze van JADOS en het gebruik van en de mogelijkheden op de JADOS website. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen hierin, kunnen leiden tot wijzigingen in de privacyverklaring.  Bij wijzigingen met  directe impact voor betrokkenen word je geïnformeerd. Je kunt onze privacyverklaring terugvinden op de website van JADOS of in de cliëntomgeving van het digitaal cliëntdossier.

Vragen en informatie

Bij vragen over deze privacyverklaring of andere vragen over privacy kan  contact worden opgenomen met onze Functionaris Gegevensbescherming (FG):

Stichting JADOS
Nieuwe Plein 1B
6811 KN  ARNHEM
Telefoon: (026) 353 03 43
privacy@jados.nl

Een verzoek tot inzage, correctie, verwijderen of porteren van persoonsgegevens kan worden ingediend via privacy@jados.nlVervolgens wordt  een aanvraagformulier met nadere toelichting toegestuurd. Wij zorgen ervoor dat een verzoek zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn van vier weken wordt behandeld.

Indien er situaties zijn die vragen om een onafhankelijk oordeel, verwijzen wij naar de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Gegevensverwerker

De gegevensverwerker als bedoeld in de toepasselijke wet- en regelgeving is: Stichting JADOS, tevens handelend onder de namen *JADOS, Stumass, Capito Wonen, IVA en Van de Keukentafel, statutair gevestigd te Arnhem, geregistreerd onder KvK-nummer 63235781, kantoorhoudende te Arnhem (6811 KN) aan het Nieuwe Plein 1 B, te dezen vertegenwoordigd door de bestuurder de heer M.A.A. van Gompel.

 

Datum laatste wijziging: 18 oktober 2018

Overzicht verwerkingen persoonsgegevens

  1. Cliëntrapportage en cliëntadministratie in Dotto

Omschrijving verwerking Medewerkers van JADOS registreren gegevens in het digitaal cliëntdossier.
Doel van verwerking Noodzakelijke informatie voor zorgvuldige, gerichte begeleiding van cliënt en cliëntadministratie.
Categorieën van betrokkenen Cliënt, netwerk van cliënt, geïnteresseerde cliënt
Categorieën van persoonsgegevens NAW gegevens, E-mailadres, Geboortedatum, BSN, Contactgegevens familie, kennissen en netwerk, wettelijk vertegenwoordiger, medische gegevens (onder andere diagnose, medicijngebruik),foto, geslachtsidentiteit, hobby’s en interesses, gezondheidsverleden, opleidingsverleden en werkverleden, datum behalen diploma, documenten voor administratie zorgaanvragen, identiteitsdocumenten, inkomensverklaringen, datum uitstroom.
Bijzondere persoonsgegevens Ja, diagnostische/medische gegevens.
Wettelijke grondslag Overeenkomst. Deze werkwijze is vastgelegd in de zorgovereenkomst.
Systeem voor verwerking Dotto. Voldoet aan de NEN 7510 ten aanzien van informatiebeveiliging in de zorg. Inloggen in het digitaal cliëntdossier gaat via een beveiligde omgeving. Bewerkingen in het digitaal cliëntdossier worden opgeslagen en tijdelijk gelogd, zodat aan de wettelijke bewaartermijn van het dossier wordt voldaan en inzichtelijk is welke bewerkingen door wie zijn uitgevoerd.
  1. Contactgegevens voor regelen verhuurderszaken

Omschrijving verwerking Cliëntadministratie van JADOS geeft naam en e-mailadres van cliënten in een wooninitiatief door aan verhuurorganisatie Stichting Veste, zodat huurovereenkomst kan worden opgesteld.
Doel van verwerking Regelen verhuurderszaken van cliënten in een wooninitiatief.
Categorieën van betrokkenen Cliënt in wooninitiatief waarvan verhuurorganisatie Stichting Veste de verhuur regelt.
Categorieën van persoonsgegevens Naam en e-mailadres
Bijzondere persoonsgegevens Nee
Wettelijke grondslag Gerechtvaardigd belang
Systeem voor verwerking E-mail (beveiligd)

 

  1. Urenregistratie geleverde begeleiding

Omschrijving verwerking Ambulant begeleiders registreren gewerkte uren op naam van de cliënt.
Doel van verwerking Inzicht en verantwoording van geleverde uren
Categorieën van betrokkenen Cliënt
Categorieën van persoonsgegevens Naam
Bijzondere persoonsgegevens Nee
Wettelijke grondslag Gerechtvaardigd belang
Systeem voor verwerking Time Tell
  1. Cliënttevredenheidsonderzoek

Omschrijving verwerking Een onafhankelijk onderzoeksbureau voert jaarlijks een geanonimiseerd cliënttevredenheidsonderzoek uit.
Doel van verwerking Tevredenheid van cliënten inzichtelijk maken, zodat we met de uitkomsten onze dienstverlening optimaliseren.
Categorieën van betrokkenen Cliënt
Categorieën van persoonsgegevens Naam, e-mailadres, geboorte datum, woonplaats
Bijzondere persoonsgegevens Nee
Wettelijke grondslag Gerechtvaardigd belang
Systeem voor verwerking Dynaview

 

  1. Digitaal berichtenverkeer met gemeente

Omschrijving verwerking Middels digitaal berichtenverkeer communiceert JADOS cliëntadministratie met backoffice van gemeentes.
Doel van verwerking Administratief verwerken van zorgtoewijzingen en zorgdeclaraties
Categorieën van betrokkenen Cliënt
Categorieën van persoonsgegevens NAW-gegevens, BSN-nummer
Bijzondere persoonsgegevens Zorg indicatie.
Wettelijke grondslag Gerechtvaardigd belang
Systeem voor verwerking Collabris

 

  1. Versturen nieuwsbrieven

Omschrijving verwerking JADOS verstuurt nieuwsbrieven aan mensen die zich hiervoor hebben aangemeld.
Doel van verwerking Versturen van nieuwsbrieven.
Categorieën van betrokkenen Abonnee nieuwsbrief
Categorieën van persoonsgegevens E-mailadres, IP adres, openrate, clickgedrag
Bijzondere persoonsgegevens Nee
Wettelijke grondslag Toestemming.
Systeem voor verwerking Website JADOS. WordPress.

 

  1. (Contact)formulieren op website

Omschrijving verwerking

– Aanmelden evenement: Het toesturen van informatie, uitnodigingen of aankondigingen en evaluatie.

– Sollicitatie: Uitvoeren van sollicitatieprocedures.

– Melden klacht: Voor de correcte afhandeling van klachten.

– Contact opnemen via e-mail link of contactformulier: Het beantwoorden van vragen of opmerkingen.

Doel van verwerking Contact opnemen of vraag stellen/beantwoorden
Categorieën van betrokkenen Bezoekers website
Categorieën van persoonsgegevens Naam, e-mailadres, adres en telefoonnummer.
Bijzondere persoonsgegevens Nee
Wettelijke grondslag Gerechtvaardigd belang
Systeem voor verwerking Formulier op website JADOS.

 

terug naar boven